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ENTENDENDO O FLUXO DE CAIXA O CASO DO SALÃO GRALL CABELEIREIROS

ARMADILHA Nº 1 na Administração e Gestão Empresarial: Viver do fluxo de Caixa e não dos Lucros

ATENÇÃO Leia e releia várias vezes, esse artigo. O Fluxo de Caixa é uma das partes mais importantes da Administração. Não entendê-la é muito PERIGOSO.

CASO REAL: O movimento do salão Grall Cabeleireiros estava indo bem para o seu proprietário o Hair Stilist Roberto Grall. Com pouco mais de 1 ano de vida, o faturamento médio diário do salão era de aproximadamente R$ 1.350,00 por dia. Bem vamos às contas, R$ 1.350,00 X 6 dias = R$ 8.100,00 por semana X 4 semanas = R$ 32.400,00 por mês. E com a proximidade do final do ano este aumentaria ainda mais com o movimento de final de ano. A conta bancária tinha um saldo apreciável com o acúmulo de depósitos diário.

Roberto utilizava o primeiro ao décimo dia do mês como principal dia para pagamento de contas. Isso garantia que os pagamentos fossem feitos até o décimo dia do mês, recebendo assim descontos pelo pagamento antecipado. Havia dinheiro disponível, pois os vencimentos da maioria das contas com fornecedores e outros estava sob controle. Ele fazia retirada (seu salário) de R$ 1.000,00 por semana, quantia que achava ser o mínimo com que podia se arranjar. Pouco mais de um ano da inauguração do salão, o movimento ia tão bem que Roberto deu a si mesmo um bom aumento na retirada. Isso coincidiu com a compra de uma nova casa e, logo depois, de um luxuoso carrão novo; houve até algumas boas viagens com a família.

Ele vivia com um orçamento pessoal bastante folgado, que era suplementado por retiradas extras (entenda-se: meter a mão no caixa) quando as despesas pessoais aumentavam um pouco. Até depois do segundo Natal (2º ano do salão), todas as contas eram pagas no vencimento e com descontos. Logo no início do terceiro ano de funcionamento, como acontece nas épocas de janeiro o movimento caiu e, algumas tiveram de ser deixadas para o final do mês, porém, ele estava confiante que isso seria logo corrigido. Assim foi sendo levado com a barriga até que surgiu um problema no mês de Junho, quando Roberto foi forçado a atrasar cerca de metade das faturas do mês a fim de pagar uma promissória bancária trimestral. Embora alguns credores lhe enviassem cobranças, Roberto Grall continuava com seu estilo de vida extravagante. Surgiram mais problemas 90 dias depois, quando vencia outro pagamento ao banco. Novamente, as contas foram deixadas de lado.

Chegaram mais cobranças e também algumas ligações telefônicas solicitando pagamento. Logo se formou o círculo vicioso de deixar de lado uma obrigação para pagar outra. Roberto atrasou 30, depois 60 e depois 90 dias com seus credores. A maioria e os principais fornecedores só aceitavam seus pedidos pagando à vista, devido aos atrasos e cheques que haviam voltados sem fundos. Embora o movimento do salão continuasse indo bem, não era mais suficiente para financiar a compra adiantada dos produtos, pagarem as despesas e manter o estilo de vida de Roberto. O único modo de levantar o dinheiro necessário era o banco. O dinheiro extra que sempre estava lá secou; o alicerce que sustentava o estilo de vida fantasioso do Roberto Grall ruiu.

USANDO O DINHEIRO EM CAIXA COM SABEDORIA

Roberto Grall é vítima de um erro atraente que acomete a grande maioria dos donos de salões de beleza em todo Brasil – usar as receitas (caixa) , e não os lucros, para viver. Isto é muito tentador, pois, há uma entrada de dinheiro diária que fica no caixa disponível por curto período de tempo. Entretanto, o caixa não é lucro, e deve haver certo grau de autodisciplina para ficar longe dele.

QUANDO AS CONTAS COMEÇAM A ATRASAR

Uma vez que pelo menos inicialmente, a maioria dos credores mostre certa paciência, o dono de salão pode não ter consciência do caminho perigoso que está trilhando. Infelizmente, ele vai ser pego do mesmo modo que o Roberto do caso relatado acima foi. Depois de estabelecido este padrão, as dívidas vão crescendo tanto e se transformando em uma situação traiçoeira, que a única saída é solicitar empréstimos para “sobreviver” (por pouco tempo) no mercado. Agir dessa forma para adquirir bens que aumentarão a renda é um fato, porém pedir emprestado para pagar dívidas tem definitivamente outro significado, para o campo administrativo.

USANDO CORRETAMENTE O DINHEIRO DO FLUXO DE CAIXA

1º) Depois de estabelecido o nível de lucro, este deve ser o único capital disponível para o dono de salão. Se o fluxo de caixa aumenta, e há um controle das contas haverá mais dinheiro disponível. Por outro lado, se diminui, o dono de salão deverá fazer o sacrifício pessoal necessário para controlar as contas sem atrasar. Devido a pagamentos de despesas pessoais tais como: manutenção da sua casa, prestação do carro (s), despesas com a família etc. essa pode ser uma disciplina muito difícil para o dono de salão que passa administrar seus gastos com o fluxo de caixa e não como os lucros e sua retirada, porém não há escolha. Para usar o dinheiro do fluxo de caixa corretamente, siga estas orientações.

2º) Para um negócio novo, separe o dinheiro operacional (todas as contas que terá que pagar: aluguel, água, luz, telefone, etc.) de no mínimo 6 meses a 1 ano antes de abrir as portas. Isto lhe dará tempo pra checar a receptividade do mercado em relação ao seu novo salão. Caso as projeções iniciais de faturamento se concretizem, você ainda conta com o equivalente há 6 meses (pelo menos) de garantia financeira para tocar o barco com segurança, que pode permanecer como uma excelente retaguarda financeira para eventualidades. Mas também, se as projeções iniciais de faturamento não se concretizarem, será preciso realizar reajustes nos seus gastos em relação aos seus ganhos logo nos primeiros 3 meses de funcionamento. Caso essa medida seja feita a tempo e de maneira correta, isto ainda permitirá fundos de reserva.

3º) Uma análise detalhada do fluxo de caixa deve ser feita constantemente para mostrar as flutuações previstas. Em um negócio sazonal como salão de beleza, a quantia disponível de dinheiro irá ser muito alterada, dependendo da época do ano. Tendo esse controle você pode variar seu nível de renda de acordo com essas flutuações, ou fazer uma poupança com o excedente de capital para ser usada nas retiradas nas épocas mais paradas. Isto permite uma taxa sólida de pró-labore, a qual pode ser mais fácil de administrar.

4º) Não utilize todos os lucros na sua retirada. Além de sua remuneração, deve haver dinheiro disponível para garantir a estabilidade do negócio a longo prazo. O estoque precisa crescer junto com o negócio, assim como existem equipamentos que devem ser adquiridos e trocados ao longo do tempo. Esses acréscimos devem ser pagos com o lucro ganho, e não com dinheiro a receber ou de empréstimos. Além disso, melhorias nos equipamentos e no imóvel terão que ser realizados. O governo permite que você deduza do imposto de renda determinada porcentagem desses tipos de gastos com bens e capital na forma de depreciação. Mas, seu fundo de substituição de equipamentos deve ser pelo menos igual àquele que você deduz como despesas de depreciação (consulte seu contador).

ATENÇÃO: Você precisará disciplinar-se para distribuir seus lucros em todas as áreas necessárias, antes de retirar o seu pró-labore, e assim se livrará de um dos piores pesadelos que o dono de um pequeno negócio pode passar. A falta de dinheiro, e ter que entrar em banco ou começar atrasar duplicatas.

ORIENTAÇÕES PARA GERENCIAMENTO DO CAIXA

O principal objetivo de qualquer negócio é sobreviver. Ou seja, uma empresa deve ter caixa suficiente para cumprir as obrigações. Um empreendimento precisa ter caixa par evitar se tornar inadimplente. Este é um objetivo primário de administração que eu diria por estatística que só 10% dos donos de salões praticam com disciplina. Esse item primário deve superar outros objetivos (principalmente os pessoais). De que vale o teu salão ter clientes saindo pela janela, você trabalhar das 08h00min às 20h00min horas e não estar conseguindo fazer os pagamentos em dia e ter tranqüilidade financeira? Muitos donos de salões orgulhosos equiparam o crescimento de clientes ao sucesso do seu salão. É um erro mortal a longo prazo.

Muitos desses chamados “salões de sucesso” estão se tornando inadimplentes, pois não tem caixa para atender às necessidades de crescimento. Sem caixa como o negócio pode pagar suas contas, honrar seus compromissos de folha de pagamento, comprar produtos de boa qualidade e ter equipamentos de última geração para se despontar no mercado? Saber administrar o Fluxo de Caixa é um dos segredos para se manter um negócio de sucesso. Assim sendo você deve entender como o dinheiro se movimenta ou flui e de que forma o planejamento pode eliminar as incertezas.

Ou seja, seu bolso não é o caixa e o caixa jamais deve ser o seu bolso. Um grande abraço espero tê-lo ajudado com este pequeno artigo. Fique com Deus e até a próxima oportunidade. Com carinho

Até a próxima!