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FAÇA DO TEMPO UM SEU ALIADO!

- Nos dias de hoje, com a velocidade que as demandas acontecem, a tarefa mais difícil na rotina de qualquer profissional é, sem dúvida, como administrar o tempo.

A estratégia de tornar as organizações mais enxutas, dotando-as de equipamentos cada vez mais sofisticados para aumentar a produtividade, substituindo o elemento humano por máquinas, coloca-nos diante de uma quantidade, excepcionalmente, grande de informações, criando uma impressão de urgência, nem sempre real, para determinadas situações.

A consequência é adotarmos esse ritmo como padrão normal de trabalho, processarmos as milhares de informações recebidas e realizarmos centenas de tarefas num único dia. O stress é inevitável, pois não podemos viver na velocidade da banda larga.

Mas como administrar nosso tempo, diante de rotinas cada vez mais corridas? Esse é o grande desafio! Pela minha experiência em Consultoria e Treinamento em grandes empresas, posso afirmar que não existe uma solução mágica, um procedimento ideal, uma receita que funcione para todos, pois envolve os lados profissional/emocional das pessoas e, por isso, a conseqüência é que os profissionais acabam criando seus próprios métodos de organização.

A regra de ouro nesse caso é admitir, que administrar bem o tempo, requer um planejamento estratégico bem formulado, que deve ser, rigorosamente, respeitado.

Assim, alguns profissionais estabelecem a segunda-feira para organizarem a agenda da semana, disponibilizam uma parte do dia para responder e-mails ou ainda, na noite anterior, já deixam organizado o trabalho a ser feito no dia seguinte. São atitudes que podem dinamizar o seu dia-a-dia.

Mas para que possamos entender essa realidade, devemos perceber que ela envolve três situações críticas:

1) Definir prioridades – seja objetivo na hora de classificar as tarefas a serem executadas. As mais importantes serão atendidas primeiro;

2) Saber dizer “NÃO” às questões fora de sua alçada profissional – lembre-se que não é possível fazer tudo. Para isso, determine um horário de trabalho, para não desperdiçar seu tempo com assuntos menos importantes;

3) Estabelecer e respeitar seus próprios limites, delegando sempre que possível - essa é uma atitude coerente, pois dessa forma, pode concentrar-se no que realmente é relevante, deixando seus colaboradores com a responsabilidade das atividades secundárias.

Além do que, é uma ótima forma de treiná-los. Uma outra questão a ser considerada por todo profissional é, que administrar o tempo profissional, não é só uma questão de produtividade, pois esse desafio interfere, também, na sua qualidade de vida.

Quando mal gerido, a consequência é o stress, que causa sérios problemas de saúde e, em sua qualidade de vida. O conselho é desacelerar e encontrar um ponto de equilíbrio entre a produtividade e qualidade de vida, pois ele é fundamental para que o profissional atinja bons resultados.

Aquela figura do workaholic, tão valorizada algum tempo atrás, hoje está sendo revista, pois a experiência nos mostra que esse profissional rende muito bem por um período que varia de dois a três anos e, que sua produção cai, sensivelmente após esse período.

Antes, sua atitude em trabalhar 8, 10 e, até 12 horas por dia, era vista com admiração, pela sua inesgotável capacidade de trabalho e, dedicação à empresa. Hoje sabemos que, na realidade, essa atitude era resultado de sua incapacidade de administração do tempo ou, de problemas familiares, fazendo com que esse profissional evitasse ir para casa.

O resultado era que, ao envolver sua equipe nesse processo e ritmo, em pouco tempo os problemas apareciam, criando sérios problemas de relacionamento e, consequentemente, para a organização. O mais interessante é as empresas ainda não terem percebido que o mau uso do tempo é uma questão a ser administrada internamente.

Isso implica investir em programas de gerenciamento do tempo, reformular processos internos e realizar apenas reuniões produtivas. Aliás, por reunião produtiva, entende-se hoje, aquelas que duram de uma até duas horas, no máximo.

Depois disso, elas tornam-se apenas uma forma de pressão, pois quem não consegue fazer-se entender nesse período, não conseguirá depois. Um conselho: ao perceber o desinteresse de um participante pelo assunto, dispense-o.

Isso aumentaria a sensação de bem-estar, tendo como consequência, uma melhoria na qualidade do trabalho. O resultado obtido seria muito mais proveitoso para a empresa do que, simplesmente, fornecer aparelhos do tipo BlackBerry e laptops, que acabam vinculando, cada vez mais, o trabalho à vida pessoal.

Abraços,

Thomas Dourado